分かりやすいメールを書こう！

友達からのメールでも読みにくいメールってありますよね。
パッと見でも分かりやすいメールを書くのは大切な事なのです。

意外と大事！？文章の“見た目”

皆さんはメールを書いていて、読みにくい文章を書いてしまった経験はありませんか？
読みやすいメールを書くことは、モテるメールを書く上での基本であり、究極でもあります。

そこで今回は、読みやすいメールを書くコツ を取り上げてみたいと思います。

特に一問一答形式になりがちなメールでは、会話のキャッチボールは非常に重要です。
ではどうすれば会話が弾むのでしょうか。

読みやすいメールとは？

読みやすいメールのキーワードは「空間」をうまく使うこと。
すなわち文章のレイアウトです。
例えばメールをパッと開いた時に「読みやすそう」「読みにくそう」と思ったりしませんか？

見やすいレイアウトで言葉を配置すれば文章は読みやすくなるのです。

今晩は。昨日大丈夫だった？終電結構混雑してたんじゃ無いですか？飲み会では色々話せて凄く楽しかったです。次回は二人だけで飲みに行きたいですね。来週あたりどうですか？

こんばんは。 きのうは大丈夫だった？ 終電はけっこう混んでたんじゃないですか？ 飲み会では色々お話できてすごく楽しかったです。 次はふたりだけで飲みに行きたいですね。 来週あたりどうですか？

皆さんはこの２つの例文を見て、どちらが読みやすいと思いますか

恐らく、ほとんどの人が「右の文章」と答えると思います。
では、なぜ左の文章は読みにくいのでしょうか？

句読点・改行でスペースを有効利用

まず左の例文は一つ一つの文章が長く、改行も一切ありません。
メールをパッと開いた時に中身がこんな感じだったら、あまり読む気がしませんよね。

文章には適度な余白が必要です。

一つの文章が長くなりそうならば、句読点を使って適度な所で文章を切りましょう。
さらに文章ごとで改行し、適度に段落を一段あけてあげれば、
それだけでスペースが生まれ読みやすい文章になります。

漢字の使いすぎに注意！

次に問題となってくるのは漢字の使い方です。

• “昨日大丈夫”
• “終電結構混雑”

例文のこの部分、なんだか漢字が並び過ぎていて中国語みたいですよね。

漢字は連続して並んでいると非常に読みにくくなります。
特にメールは漢字が自動的に変換されますから、漢字にすると読みにくいものや、
普通は漢字で書かないものまで漢字に変換してしまいます。

• 今晩は => こんばんは
• 昨日 => きのう
• 結構 => けっこう
• 混雑 => 混んでいた

このように漢字の方が分かりずらい部分は、
ひらがなや別の言い回しに置き換えた方が読みやすい文章になると言えます。

リズムを大切に

改行やひらがなを使って、文章を見やすくする。

その時に大切にしたいのは言葉のリズムです。

例えば、ひらがなばかりの文章も逆に読みにくいですよね。
短い文章も連続し過ぎると読みにくい物です。
こんな時はあえて漢字を使ってみたり、文章をつなげて、
読んだ時にポンポンとリズム良く読めるようにしてあげましょう。

リズムが良く分からないという人は、実際に作ったメールを声に出して読んでみてください。
すんなり読めなかったり、読んでいて何か変だなと感じたら、それはリズムの悪い文章です。

• レイアウトで見た目に見やすく
• リズムで文章を読みやすく

これが読みやすいメールを書くコツなのです。